Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking door POLO CLUB EUROPE, S.L. van de persoonsgegevens die zijn verzameld via de volgende kanalen:

- de website Polo Club

- e-mailcommunicatie.

- berichten op WhatsApp.

- berichten op sociale media.

 
1. Verwerkingsverantwoordelijke

POLO CLUB EUROPE, S.L. (POLO CLUB).
B-54512512
Ptda. Jubalcoi Polígono 1, nr. 90
03295 Elche (Alicante).
E-mailadres: rgpd@poloclub.com

 
2. Welke gegevens verzamelen we en waarvoor?

POLO CLUB verwerkt de volgende gegevens, afhankelijk van de functionaliteit of de manier waarop u met ons communiceert via onze website:

VERWERKING	SOORT GEGEVENS	DOELEINDE
WANNEER U EEN AANKOOP DOET	-De identificatiegegevens die u ons verstrekt (naam en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres). -Gegevens over uw rekeningnummer of bankkaarten om de aankoop af te ronden.	-Om de aankoop en verzending van de producten te beheren.  -Om bestellingen en retourneringen te beheren. -Om u regelmatig op de hoogte te brengen van nieuwe producten/promoties en informatie over uw vorige aankopen. -Om u enquêtes te versturen via Hubspot en op andere manieren waarin we peilen naar uw tevredenheid over uw aankoop.
Rechtmatigheid van de verwerking: de uitvoering van een contract of precontract waarbij de gebruiker partij is (art. 6, lid 1, onder b) van de AVG) en ons gerechtvaardigde belang voor het verzenden van commerciële berichten en enquêtes over de aankoopervaring (art. 6, lid 1, onder f) van de AVG)
WANNEER U ZICH REGISTREERT ALS KLANT OP DE WEBSITE	-De identificatiegegevens die u ons verstrekt (naam en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres). -Gegevens over uw rekeningnummer of bankkaarten om de aankoop af te ronden. -Voorkeuren.	-Om uw gebruikersprofiel te beheren. -Om u directe toegang te geven tot de status van uw bestellingen, aankoopgeschiedenis enz. -Om u op de hoogte te stellen van wijzigingen aan onze service. -Om u via e-mail of sms op de hoogte te houden van nieuwe producten/promoties/wedstrijden.
Rechtmatigheid van de verwerking: de uitvoering van een contract of precontract waarbij de gebruiker partij is (art. 6, lid 1, onder b) van de AVG) en ons gerechtvaardigde belang voor het verzenden van commerciële berichten en enquêtes over de aankoopervaring (art. 6, lid 1, onder f) van de AVG)
WANNEER U LID BENT VAN HET LOYALITEITSPROGRAMMA	-Identificatiegegevens van de klant bij de registratie. -Geboortedatum. -Aankoopgeschiedenis.	-Om het profiel als lid van het loyaliteitsprogramma te beheren in functie van de verschillende niveaus. -Om het puntensaldo van gedane aankopen te beheren. -Om de overeengekomen kortingen toe te passen volgens het niveau van het lid. -Om berichten over het loyaliteitsprogramma te verzenden.
Rechtmatigheid van de verwerking: Voor het beheer van uw lidmaatschap van het loyaliteitsprogramma, met inbegrip van het verzenden van berichten over het loyaliteitsprogramma, puntensaldo, toegepaste kortingen enz., is de verwerking van de gegevens noodzakelijk voor de uitvoering van een contract of precontract waarbij de gebruiker partij is (art. 6, lid 1, onder b) van de AVG).
WANNEER EEN LID VAN HET LOYALITEITSPROGRAMMA EEN VRIEND UITNODIGT OM LID TE WORDEN	-E-mailadres van de vriend	-Om berichten te versturen waarin een korting wordt aangeboden op de volgende aankoop bij POLO CLUB.
Rechtmatigheid van de verwerking: Toestemming van de eigenaar van de gegevens. (art. 6, lid 1, onder a) van de AVG)
WANNEER U CONTACT OPNEEMT MET POLO CLUB	-De identificatiegegevens die u ons verstrekt in verband met uw bestelling, uw gebruikersprofiel of eender welke andere vraag (bijvoorbeeld over de beschikbaarheid van kleding).	-Om uw vragen te kunnen beantwoorden -Om berichten uit te wisselen via e-mail.
Rechtmatigheid van de verwerking: Toestemming van de eigenaar van de gegevens. (art. 6, lid 1, onder a) van de AVG)
WANNEER U ONS UW CV VERSTUURT	-Uw identificatiegegevens, zoals uw voornaam, achternaam, identiteitskaartnummer enz. -Uw contactgegevens: woonplaats, telefoonnummer, adressen (incl. postadres en e-mailadres) enz. -Gegevens over uw persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum en -plaats, leeftijd, nationaliteit enz. -Beroeps- en opleidingsgegevens.	-Om de sollicitatie voor een selectieprocedure te beheren. -Om uw sollicitatie voor een selectieprocedure te beheren en te verwerken, kan de verstrekte informatie worden getoetst aan informatie van derden (internet, informatie die door u werd verstrekt over vorige functies, academische instellingen die eveneens door u zijn vermeld op uw cv enz.).
Rechtmatigheid van de verwerking: De uitvoering van een contract of precontract met de belanghebbende (art. 6, lid 1, onder b) van de AVG).
WANNEER U ONS VRAAGT OM BERICHTEN OVER DE VOORRADIGHEID VAN PRODUCTEN TE STUREN	-Het e-mailadres dat u ons hebt verstrekt.	-Om u op de hoogte te stellen wanneer de gevraagde producten weer op voorraad zijn.
Rechtmatigheid van de verwerking: Toestemming van de eigenaar van de gegevens (art. 6, lid 1, onder a) van de AVG).
WANNEER U ONS VRAAGT OM U NIEUWSBRIEVEN TE STUREN OF PUSHMELDINGEN	-Het e-mailadres dat u ons verstrekt, zodat we u berichten kunnen sturen over aanbiedingen en producten die voor u interessant zijn; in het geval van het verzenden van de newsletter heeft POLO CLUB geen persoonlijke gebruikersgegevens nodig voor het verzenden van pushmeldingen.	-Om u op de hoogte te houden van nieuwe producten en aanbiedingen van POLO CLUB. -Om u op de hoogte te stellen van wijzigingen aan onze service.
Rechtmatigheid van de verwerking: Toestemming van de eigenaar van de gegevens (art. 6, lid 1, onder a) van de AVG) of ons gerechtvaardigde belang bij het verzenden van de newsletter (art. 6, lid 1, onder f) van de AVG) als de gebruiker zich als klant heeft geregistreerd op onze website.
WANNEER U NAAR DE WEBSITE SURFT	-Telkens wanneer u de website van POLO CLUB bezoekt, verzamelen en verwerken wij automatisch informatie over uw toegang tot en uw gebruik van de website, in het bijzonder de volgende persoonsgegevens: -Technische informatie, waaronder uw IP-adres, uw inloggegevens, de browser en de versie daarvan, het besturingssysteem en/of -Informatie over uw bezoeken aan onze website, waaronder de ‘Uniform Resource Locator’ (URL), de bekeken of gezochte diensten en de pagina's die u bezoekt binnen onze service; de responstijd van de site; downloadfouten; het tijdstip en de datum van het bezoek; de tijd die is doorgebracht op deze pagina's; de informatie over interacties op de website (bv. klikken en/of mouse-overs), methoden die zijn gebruikt om de website te verlaten, unieke apparaat-id's en andere diagnostische gegevens; en/of -Informatie verzameld door het gebruik van cookies. Meer informatie over het gebruik van deze apparaten en het beheer ervan is beschikbaar in ons Cookiebeleid	-Om u te laten deelnemen aan interactieve functies van onze website wanneer u daarvoor kiest. -Om statistische analyses te verzamelen en onderzoek en profilering te doen op basis van uw browse-activiteiten en inhoudsinteresses, of andere waardevolle informatie waarmee we onze website en service kunnen verbeteren. -Om technische problemen op te sporen, te vermijden en aan te pakken.
Rechtmatigheid van de verwerking: Toestemming van de eigenaar van de gegevens. (art. 6, lid 1, onder a) van de AVG)
WANNEER U DE BETALING UITSTELT	-De identificatiegegevens die u ons verstrekt (naam en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres). -Gegevens over uw rekeningnummer of bankkaarten om de aankoop af te ronden.	-Om betalingen uit te stellen volgens de door de klant gekozen opties.
Rechtmatigheid van de verwerking: de uitvoering van een contract of precontract waarbij de gebruiker partij is. (art. 6, lid 1, onder b) van de AVG)
WANNEER U EEN SUGGESTIE OF KLACHT INDIENT OVER DE ERVARINGEN OP DE WEBSITE	-Contactgegevens: e-mailadres. -De persoonsgegevens die u verstrekt wanneer u een klacht of suggestie indient.	-Om de ervaring van gebruikers te kennen en om aan de hand van het e-mailadres van gebruikers na te gaan of de opmerking van een echte persoon komt. -Om via e-mail contact op te nemen met gebruikers die geen goede ervaring hebben gehad.
Rechtmatigheid van de verwerking: Toestemming van de eigenaar van de gegevens (art. 6, lid 1, onder a) van de AVG).
WANNEER U DEELNEEMT AAN EEN GIVEAWAY OF WEDSTRIJD	-Identificatiegegevens (voornaam, achternaam, gender, leeftijd). -Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer). - Adres waarnaar de prijs moet worden verstuurd. -Profiel van de gebruiker op sociale media.	-Om de deelname van gebruikers aan de wedstrijd/giveaway te beheren op basis van de voorwaarden. -Om de winnaar van de wedstrijd/giveaway bekend te maken. -Om de prijs/prijzen te versturen of te overhandigen.
Rechtmatigheid van de verwerking: Toestemming van de eigenaar van de gegevens (art. 6, lid 1, onder a) van de AVG) of uitvoering van een contract (art. 6, lid 1, onder b) van de AVG) in functie van de wettelijke voorwaarden van de giveaway/wedstrijd.
WANNEER U EEN PRODUCT RETOURNEERT	-Identificatiegegevens (voornaam, achternaam, leeftijd). -Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer). -Verzendadres. - Gegevens over uw rekeningnummer of bankkaarten voor de terugbetaling.	-Om de retournering van producten aangekocht op Polo Club te beheren. -Om tevredenheidsenquêtes te versturen via Outvio.
Rechtmatigheid van de verwerking: de uitvoering van een contract of precontract waarbij de gebruiker partij is. (art. 6, lid 1, onder b) van de AVG)

3. Ontvangers

POLO CLUB zal de gegevens die u ons verstrekt niet doorgeven, tenzij u daar toestemming voor geeft, er een wettelijke verplichting bestaat of tenzij dit uitdrukkelijk wordt verzocht door een rechtbank of op verzoek van de politie en wetshandhavingsinstanties.

Bovendien moet u zich ervan bewust zijn dat POLO CLUB in het kader van haar activiteiten contracten kan afsluiten met derden (natuurlijke of rechtspersonen) die namens ons diensten verlenen, zoals koeriersdiensten die uw bestelling verzenden, of die diensten verlenen die verband houden met de onze of die ons helpen analyseren hoe onze dienst wordt gebruikt, waarbij uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt.

Deze derden hebben alleen toegang tot uw persoonsgegevens om deze taken namens ons uit te voeren op basis van de relevante verwerkingsovereenkomsten waarin wij hen aangeven hoe ze met uw gegevens moeten omgaan en hoe ze die gegevens moeten beschermen. Ze mogen in geen geval uw gegevens bekendmaken of voor andere doeleinden gebruiken.

METHODE VOOR UITGESTELDE BETALINGEN

Als u ervoor kiest om uw betaling uit te stellen met Klarna, dient u uw gegevens in te vullen op het formulier dat Klarna daarvoor op de website ter beschikking stelt om na te gaan of u in aanmerking komt voor deze betaalmethode en om u de beschikbare betaalmethodes voor te stellen. Klarna is de verantwoordelijke voor de verwerking van de door u verstrekte persoonsgegevens, die worden verwerkt in overeenstemming met het privacybeleid dat u hier kunt vinden.

Meer over Klarna en de uitgestelde betalingen vindt u hier

RETOURNEREN

Als u een product retourneert, staat OUTVIO in voor de afhandeling daarvan. Daarom dient u uw e-mailadres te verstrekken via de volgende link. Outvio verwerkt de retournering van het betreffende product of de betreffende producten. Bovendien kan Outvio u enquêtes versturen die peilen naar de tevredenheid van klanten over de retournering.

Meer over Outvio en hun privacybeleid vindt u hier.

4. Doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen

POLO CLUB, als verwerkingsverantwoordelijke, deelt u mee dat zij niet van plan is uw persoonsgegevens door te geven aan landen buiten de Europese Unie, hoewel zij niet kan garanderen dat bepaalde specifieke opslag- en verwerkingsactiviteiten niet zullen worden uitgevoerd door natuurlijke of rechtspersonen buiten de Europese Unie.

In het geval dat een verwerkingsactiviteit wordt uitgevoerd door bedrijven of personen die zich in derde landen bevinden, zal POLO CLUB echter alle nodige stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig en in overeenstemming met dit privacybeleid worden verwerkt en zal POLO CLUB uw persoonsgegevens niet overdragen aan een organisatie of land dat zich buiten de Europese Unie bevindt, tenzij het landen zijn met een passend beschermingsniveau of voldoende waarborgen en die landen de afdwingbare rechten en effectieve rechtsmiddelen van de betrokkene erkennen.

5. Bewaring

De verstrekte persoonsgegevens worden in het algemeen bewaard zolang als strikt noodzakelijk is om elk van de voorziene doeleinden te vervullen plus, waar van toepassing, de verjaringstermijnen voor het afdwingen van contractuele of precontractuele verplichtingen, of totdat u uw toestemming voor de verwerking intrekt.

Met name:

• De gegevens over gedane aankopen worden 5 jaar bewaard, tenzij er andere verjaringstermijnen gelden.

• De gegevens die u verstrekt bij registratie op de website worden verwerkt totdat u besluit niet verder te gaan als geregistreerd gebruiker van onze website.

• De gegevens die als lid van het loyaliteitsprogramma worden verstrekt en verzameld, worden bewaard totdat u besluit niet langer deel te nemen aan het loyaliteitsprogramma of totdat u besluit niet langer een geregistreerde gebruiker van onze website te zijn.

• De gegevens van vrienden die u uitnodigt om lid te worden van het loyaliteitsprogramma worden uitsluitend verwerkt om hen twee berichten te versturen waarin we hen een korting aanbieden. Deze gegevens worden één maand lang bewaard.

• De gegevens voor het versturen van commerciële berichten via e-mail of sms worden voor dit doeleinde gebruikt totdat u ons laat weten dat u niet langer dergelijke berichten wenst te ontvangen.

• De gegevens voor het versturen van nieuwsbrieven worden door ons bewaard zolang u zich niet afmeldt voor deze service.

Als je geen pushmeldingen wilt ontvangen, kan je deze optie uitschakelen in het configuratiescherm van je browser. Dit proces kan variëren afhankelijk van de browser die je gebruikt. Hier lees je hoe je deze meldingen in de verschillende browsers kunt uitschakelen:

• Chrome

• Safari

• Mozilla Firefox

• Microsoft Edge

• De gegevens van de vragen die je aan ons stelt via de klantenservicekanalen of eender welk ander verzoek die je doet via de de kanalen die op de website beschikbaar zijn (bijv. melding van beschikbaarheid van kleding enz.), worden bewaard totdat de vraag is opgelost, tenzij dergelijke gegevens aan het dossier van de aankoop van de klant moeten worden toegevoegd. In dat geval zijn de bewaartermijnen met betrekking tot de aankoop van toepassing.

• De gegevens voor het versturen van berichten over de voorradigheid van producten worden uitsluitend verwerkt voor dit doeleinde en worden bewaard zolang als redelijkerwijs nodig is om het bericht te versturen en de aanvraag definitief te verwijderen.

• De gegevens die tijdens het surfen op de website worden gegenereerd, worden bewaard in overeenstemming met ons Cookiebeleid.
  

• De gegevens voor de deelname aan een giveaway worden uitsluitend bewaard voor het beheer ervan.

 6. Uw rechten

U hebt bepaalde rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens: recht op inzage, rectificatie, wissing, bezwaar, beperking en overdraagbaarheid, die u kunt uitoefenen door een e-mail te sturen naar rgpd@poloclub.com met als onderwerp ‘UITOEFENING VAN RECHTEN’.

In elk geval moet de belanghebbende zijn/haar identiteit bewijzen door een kopie van zijn/haar nationale identiteitskaart, paspoort of een ander vergelijkbaar document te verstrekken.

Soms worden de gegevens na het verzoek bewaard, wordt de verwerking ervan beperkt of geblokkeerd, naargelang het geval, om voornoemde rechten in behandeling te nemen.

Voor verwerkingen waarvoor de rechtsgrond uw toestemming is, hebt u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit van invloed is op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voorafgaand aan de intrekking ervan.

Naast het bovenstaande kunt u zich verzetten tegen de ontvangst van commerciële berichten of kunt u uw toestemming op elk gewenst moment intrekken: u kunt dit doen via het hierboven opgegeven e-mailadres, via de link die hiervoor is opgenomen in elk commercieel bericht dat wij u sturen of, als u een geregistreerde gebruiker van onze website bent, via de optie die hiervoor is opgenomen in uw profiel.

Ook in het geval dat POLO CLUB haar wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens niet nakomt, hebt u het recht om uw klacht te richten aan de bevoegde autoriteit, die in Spanje de Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit is (www.agpd.es).

7. Veiligheid

Onze belangrijkste missie bestaat erin om zowel de verwerking van persoonsgegevens en de bijbehorende informatie te trachten te waarborgen en te garanderen, en daarbij toe te zien op hun bewaring en integriteit. Daarom neemt POLO CLUB organisatorische en technische maatregelen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen en de wijziging, het verlies, de ongeoorloofde toegang of verwerking ervan te voorkomen, rekening houdend met de stand van de technologie, de aard van de opgeslagen gegevens en de risico's waaraan zij zijn blootgesteld, hetzij door menselijk toedoen, hetzij door de fysieke of natuurlijke omgeving. POLO CLUB is daarbij niet verantwoordelijk voor het verlies, de verdwijning of de manipulatie van gegevens op ongeoorloofde wijze, buiten haar controle, die niet konden worden voorzien of te wijten is aan kwaadwillige aanvallen door derden.

8. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar andere websites die niet door ons worden beheerd. Als u op de link van een derde klikt, wordt u doorgestuurd naar de site van deze derde. We hebben geen controle over en zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de praktijken van websites of services van derden.

We raden u ten zeerste aan om het privacybeleid te lezen van elke website die u bezoekt.

8.1. Privacy van minderjarigen

Onze service is niet bedoeld voor personen jonger dan 18 jaar.

Het is niet onze bedoeling persoonsgegevens te verzamelen van kinderen jonger dan 18 jaar. Als u een ouder of voogd bent en u te weten bent gekomen dat uw kind of familielid persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, neem dan contact met ons op.

Gebruikers staan in voor de waarheidsgetrouwheid en authenticiteit van de informatie en gegevens die ze verstrekken bij het gebruik van deze website. Elke onjuiste of onnauwkeurige verklaring die kan ontstaan als gevolg van de verstrekte informatie en gegevens, evenals alle schade die dergelijke informatie kan veroorzaken, valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de gebruikers.

Als we erachter komen dat we persoonsgegevens hebben verzameld van kinderen jonger dan 18 jaar zonder te controleren of er toestemming of goedkeurig is gegeven door de ouderlijke gezagvoerder of voogd van het kind, zullen we stappen ondernemen om die informatie van onze servers te verwijderen en behouden we ons het recht voor om de service te verlenen.

8.2. Wijzigingen in het privacybeleid

POLO CLUB kan dit privacybeleid te allen tijde bijwerken. Het privacybeleid dat op dat moment wordt gepubliceerd is van toepassing, daarom raden wij u aan dit beleid van tijd tot tijd te raadplegen. In het geval dat er substantiële wijzigingen worden aangebracht, wordt u hiervan op de hoogte gesteld zodat u deze wijzigingen kunt doornemen en uw rechten kunt uitoefenen als u het er niet mee eens bent.

 

Meest recente versie: Januari 2024